Como Aplicar Metodologias Ágeis na Área Financeira
Por nortgestao
A utilização de metodologias ágeis para a área financeira é extremamente satisfatória. Isso porque os métodos são aplicáveis para qualquer tamanho ou mercado que a companhia esteja inserida. Devido a sua adaptabilidade e flexibilidade em sua forma de operacionalização. Os ganhos vão muito além de agilidade na execução de tarefas e projetos, as metodologias promovem crescimento e desenvolvimento profissional para as pessoas, além de redução de desperdícios, promovendo aprendizado para todo o time e transparência das atividades.
As metodologias Lean e Agile como são conhecidas (enxuto e ágil, em português), promovem inovações nos processos a partir de novas formas de organização, diferentes de uma gestão tradicional, estas metodologias são mais dinâmicas e flexíveis.
Para ajudar a entender melhor o assunto, neste artigo, vamos falar sobre a metodologia ágil, suas características e os benefícios para o setor financeiro das empresas. Se quiser se informar sobre o assunto, convido você a continuar a leitura e acompanhar.
O que é o Manifesto Ágil?
O conceito de metodologias ágeis surgiu em 2001, a partir da publicação do “Manifesto Ágil”, que foi elaborado por um grupo de programadores e propõe fundamentalmente:
- Interações dos indivíduos mais relevantes que ferramentas e processos de execução;
- Digitalização dos processos por meio de software que são mais eficazes que as documentações;
- Interação e colaboração com o cliente mais importantes que contratos e negociações;
- Capacidade de adaptação mais relevante do que seguir o plano inicial definido.
Simplificadamente, podemos dizer que as metodologias ágeis priorizam a capacidade de análise e de leitura de cenários, a partir das quais será possível avaliar constantemente o andamento dos processos e fazer as devidas correções sempre que preciso, com eficiência e clareza de visão.
Quais os benefícios da metodologia ágil para o setor financeiro?
Uma gestão financeira eficaz e bem estruturada é de suma importante para suportar o crescimento de uma empresa, principalmente com aumento do dinamismo do mercado.
Nesse cenário, as metodologias ágeis propõem a divisão de tarefas complexas em subetapas, que são executadas por equipes igualmente menores e focadas especificamente naquela tarefa.
Muito diferente do que acontece na execução de um planejamento na gestão tradicional, em que as estratégias são delegadas em sua totalidade, na metodologia ágil, a diretriz é ajustar as execuções, a partir da entrega de cada etapa, de uma forma contínua e estruturada.
O resultado é que as tarefas são desenvolvidas com mais eficiência e controle evitando desperdícios. Confira, a seguir, os ganhos da metodologia ágil para o área financeira.
Gestão de custos
A gestão de custos é um ponto importante a ser observado com o uso de uma metodologia ágil, uma vez que propõe, entre outros pontos, o uso de recursos tecnológicos na gestão, que são capazes de promover a otimização dos processos e, consequentemente, a redução de custos.
Os projetos são feitos por subetapas, possibilitando a identificação de eventuais ajustes antes da entrega final.
Redução de riscos
Como as metodologias ágeis funcionam a partir de etapas, distribuídas e desenvolvidas por equipes menores, os riscos de erros de execução são reduzidos de modo considerável. Isso porque, como o foco será completo, qualquer desvio pode ser identificado e corrigido com eficiência.
Aumento da produtividade
O aumento de produtividade é outro ponto central, uma vez que cada profissional saberá exatamente qual o seu papel e a importância de sua atuação para o desenvolvimento bem-sucedido de cada etapa no processo.
Com essa conscientização, os colaboradores tendem a trabalhar mais engajados, o que aumenta o potencial de produção e auxilia no engajamento com o planejamento traçado naquele momento.
Quais os passos para aplicar o método com eficiência?
Agora que já vimos os benefícios que a metodologia ágil pode trazer para a gestão do departamento financeiro da empresa, irei apontar os 4 passos iniciais, que precisam ser definidos para a implementação eficiente do método. Confira a seguir.
Definição da metodologia
O primeiro passo é definir qual metodologia será a mais adequada para a gestão da empresa. Existem diferentes métodos disponíveis no mercado, sendo preciso entender bem o funcionamento do negócio, a fim de fazer uma escolha consciente. Entre as principais metodologias ágeis, estão as dispostas abaixo.
Scrum
Um dos pilares essenciais das equipes Scrum é o uso de “sprints” para levar os trabalhos adiante. Sprints consistem em períodos predefinidos nos quais uma equipe Scrum trabalha para concluir aspectos específicos de um projeto.
A duração varia de acordo com a equipe, complexidade do trabalho e prazos, mas os sprints costumam durar duas semanas.
Basicamente, os sprints ajudam as equipes Scrum a organizar projetos de grande escala em unidades menores.
Essa medida produz dois benefícios principais:
- Mais organização e eficácia à equipe Scrum
- Valor aos usuários ou partes interessadas ao longo do caminho, em vez da necessidade de esperar o fim de um projeto ou ciclo de desenvolvimento de software
Kanban
é um tipo de gerenciamento ágil de projetos. Especificamente, o Kanban é um método de gerenciamento de fluxos de trabalho que ajuda as equipes a melhor definir, gerenciar e aprimorar processos. Essa estrutura auxilia as equipes a entregar os trabalhos ao visualizar metas, tarefas e o progresso, contribuindo para maximizar a eficiência e melhorar continuamente os resultados.
O quadro Kanban é um dos elementos mais essenciais na estrutura Kanban.
Para projetos simples de pequena escala, você pode criar um quadro Kanban somente com um quadro branco, um conjunto de notas tipo post-it e uma caixa de marcadores de texto. Primeiro, basta criar três colunas denominadas “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Em seguida, anote todas as tarefas envolvidas no projeto em diferentes notas de post-it, e coloque-as na coluna apropriada.
Com projetos maiores e mais complexos, será difícil gerenciar todas as partes móveis dessa forma. Geralmente, as equipes que adotam a estrutura Kanban usam um quadro digital para facilmente gerenciar tarefas, acompanhar o progresso e cumprir prazos.
Adotar a metodologia Kanban significa concordar com estes quatro princípios:
- Visualização do fluxo de trabalho: visualizar seu trabalho com clareza é fundamental no Kanban. Para conseguir isso, as equipes usam quadros Kanban que identificam trabalhos pendentes como “A fazer”, e aqueles concluídos como “Feito”. Identificações adicionais são usadas para rotular status de forma mais específica, sinalizar problemas ou indicar quem é o responsável por determinadas tarefas.
- Limitar o trabalho em andamento: para evitar sobrecarregar sua equipe ou perder o controle sobre as tarefas, estipule um limite para o trabalho em andamento (ou para a coluna “A fazer”) simultâneo. Isso ajuda a garantir que sua equipe se ocupe primeiramente das tarefas prioritárias, antes de começar novos elementos do backlog de produtos.
- Foco no fluxo: com todos da equipe mantendo e acompanhando o quadro Kanban, o trabalho começará a fluir melhor. Para garantir que esse fluxo continue, procure por gargalos ou problemas que causem interrupções, e use-os como oportunidades de melhoria adicional. A meta principal é fazer com que o trabalho flua continuamente, sem interrupções e reinícios.
- Enfatize a melhoria contínua: monitore seu sistema Kanban e a forma como sua equipe responde a ele — e busque maneiras de fazer aprimoramentos ao longo do tempo.
Smart
Defende a estruturação de metas a serem executadas, sendo que a definição de cada passo deve seguir os princípios estabelecidos pela sigla da palavra em inglês — S (specific), M (measurable), A (attainable), R (relevant), T (time-related).
Traduzindo para o português, significa que as metas devem ser: específicas e claras (S), mensuráveis (M), alcançáveis (A), relevantes (R) e temporárias (T).
Treinamento da equipe
Tão importante quanto definir qual a metodologia usada é garantir que ela seja entendida e executada da melhor maneira pela equipe, e isso só pode ocorrer a partir de treinamentos oferecidos a todos os colaboradores.
É fundamental não só que eles entendam, mas que também se comprometam em trabalhar com envolvimento para que o trabalho seja realmente desenvolvido com precisão.
Participação e engajamento das lideranças
As lideranças de cada equipe têm papel central na execução de cada etapa e, consequentemente, no sucesso do trabalho desenvolvido, portanto, é preciso que cada responsável se envolva e entenda qual a melhor maneira de motivar e manter sua equipe engajada.
Gestão na implementação
Acompanhar o processo e fazer os ajustes quando necessário é crucial para garantir o sucesso da metodologia ágil. A subdivisão em etapas facilita esse processo e proporciona uma capacidade de análise rápida e precisa.
Agora que você já conhece o que é uma metodologia ágil e quais benefícios que ela pode trazer para a gestão financeira de uma empresa, pode se manter bem informado e decidir qual estratégia melhor atende às necessidades da sua organização. É importante atentar para que o gestor faça o acompanhamento da implementação da metodologia ágil, porém, com o devido cuidado para evitar sobrecarga de trabalho, assim como o excesso de reuniões.
Softwares que facilitam a gestão das metodologias ágeis
Existem alguns softwares que facilitam a digitalização da gestão das metodologias ágeis, geralmente são ferramentas gratuitas e bastante intuitivas em sua utilização. Portanto segue algumas destas soluções:
